ClearCountBoka möte
TjänsterByta byråPriserOm ossKunskapsbankBoka möte

Så samarbetar vi

Digitala underlag

Skanna kvitton, lämna rätt filer och kontrollera att underlaget är komplett.

Version 1.0 · Uppdaterad

Börja med ett underlag

Underlag är kvitton, fakturor och andra dokument som visar vad företaget har köpt eller sålt.

Skicka först ett riktigt underlag på det sätt vi har bestämt med dig. Vänta tills vi har kontrollerat att det kommit fram och går att läsa. Fortsätt sedan på samma sätt.

Välj rätt väg

Vad vill du skicka? Gör så här
Papperskvitto Skanna alla sidor i Spiris Scanner.
Digitalt kvitto eller faktura Skicka originalfilen till den plats i Spiris som vi har angett. Ta inte en bild av skärmen om du har filen.
Faktura från en leverantör Följ er rutin för fakturor. Läs Leverantörsfakturor och betalning.
Lön, personuppgifter eller andra känsliga uppgifter Använd den säkra tjänst vi har bestämt med dig.
Äldre bokföring vid byråbyte Följ våra instruktioner för överföringen. Läs om att byta byrå.

Använd en särskild e-postadress eller ett ärende i Spiris först när vi har sagt att det är klart. Skicka samma dokument bara en gång, inte både i appen och via mejl.

Kontrollera innan du skickar

  • Syns hela dokumentet? Ta med baksidan och alla sidor med information.
  • Går datum, säljare, inköp, belopp, valuta och moms att läsa?
  • Framgår det varför företaget gjorde inköpet? Skriv annars en kort förklaring.
  • Behöver kostnaden kopplas till en viss kund eller ett projekt? Ange det.
  • Betalade du privat eller med företagets pengar? Berätta vilket. Markera om någon del var privat.
  • Gäller det till exempel en kundlunch? Ange deltagare, deras företag och syftet med mötet.
  • Skickar du en komplettering? Ange vilket kvitto eller vilken faktura den hör till. Ändra inte originalet.

Ett kontoutdrag visar att pengar har flyttats. Vi behöver normalt också kvittot eller fakturan som visar vad betalningen gäller.

Skanna ett kvitto i Spiris Scanner

  1. Öppna appen och logga in med ditt Spiris-konto.
  2. Kontrollera att du har valt rätt företag.
  3. Skanna kvittot. Ta med alla sidor som hör till det.
  4. Kontrollera att bilden är skarp och att allt går att läsa. Lägg till en förklaring om funktionen finns i ert upplägg.
  5. Skicka kvittot. Vi kontrollerar att det första kvittot kommer fram till Bildunderlag i Spiris.

Kommer du inte in? Be den som sköter företagets användarkonton kontrollera din åtkomst. Skapa inte ett nytt företag i Spiris för att lösa problemet.

När foton behöver bli PDF

Har du redan en PDF? Skicka den filen i stället för att fotografera den.

Om vi ber om flera bilder i en PDF:

  1. Använd mobilens eller datorns funktion för att skanna eller skapa PDF.
  2. Samla bara sidor som hör till samma dokument.
  3. Öppna filen. Kontrollera alla sidor, ordningen och att texten går att läsa när du förstorar.
  4. Skicka filen på det sätt vi har bestämt.

På iPhone kan du öppna Anteckningar, välja bilageknappen och sedan Skanna dokument. Skanna alla sidor och spara. Dela själva den skannade bilagan. Om du i stället exporterar hela anteckningen kan bara första sidan följa med.

Knappnamn kan skilja sig mellan versioner. För vanliga kvitton använder du i första hand Spiris Scanner enligt vår rutin.

Ladda inte upp känsliga dokument till en okänd webbplats för att göra om dem till PDF.

När ska underlagen vara inne?

Skicka underlag löpande så att de inte samlas på hög. Följ det sista datum vi har bekräftat för ditt företag. För lön gäller lönerutinen.

Blir något sent? Berätta direkt vad som saknas och när du kan skicka det. Vi bedömer om arbetet kan fortsätta eller behöver planeras om. Vi kan behöva ändra en tidigare leveranstid.

Extra eller brådskande arbete hanteras enligt avtalet och det vi kommer överens om. Ett mindre fel ger inte automatiskt en extra avgift.

Har du tappat bort ett kvitto? Be säljaren om en kopia. Om det inte går, lämna de uppgifter du har och säg att kvittot saknas. Skapa inte ett eget kvitto som ser ut att komma från säljaren. Vi hjälper dig att bedöma vad som behövs.

Spara underlagen rätt

Bokföring och underlag ska normalt sparas i sju år efter det kalenderår då företagets räkenskapsår tog slut. Räkenskapsår är den period företagets bokföring gäller för.

Papper får i vissa fall slängas efter en säker digital kopiering. Men information får inte ändras eller försvinna.

Kontrollera därför att alla sidor finns med, går att läsa och är säkert sparade innan du slänger något. Andra regler kan också kräva att originalet sparas. Fråga oss om du är osäker.

Läs mer hos myndigheten eller leverantören

Aktuell guide: https://clearcount.se/kundhjalp/underlag

← Alla kundguider