En leverantörsfaktura är en faktura för något företaget har köpt. Att vi bokför fakturan betyder inte automatiskt att vi hjälper till med betalningen. Det beror på ert avtal.
Lämna och granska fakturan
Skicka fakturan på det sätt vi har bestämt i Spiris. Använd helst e-faktura eller originalfilen. Skicka den bara en gång.
Den ni har utsett kontrollerar:
- Att fakturan gäller rätt företag och leverantör.
- Att ni har beställt och fått varan eller tjänsten.
- Att belopp, valuta och sista betalningsdag stämmer.
- Om något ska dras av eller om ni inte är överens med leverantören.
Det är er kontroll. Vi kan inte veta om en leverans har kommit fram.
Har leverantören bytt konto, bankgiro eller plusgiro? Kontrollera ändringen genom en kontaktväg ni redan litar på. Använd inte bara numret eller länken i det nya mejlet eller på fakturan.
Bestäm ansvar före första betalningen
| Uppgift | Bestäm vem som gör detta |
|---|---|
| Ta emot fakturan | Se till att den kommer till rätt företag och plats |
| Granska och godkänna | Kontrollera att fakturan stämmer. Detta kallas ibland attest. Utse också en ersättare vid behov. |
| Kontrollera bokföringen | ClearCount gör det som ingår i uppdraget |
| Förbereda betalningen | Ta fram betalningsuppgifterna |
| Skicka till banken | Kontrollera att funktionen ingår och vem som får använda den |
| Godkänna betalningen | Kunden gör detta enligt vårt vanliga upplägg |
| Följa upp | Kontrollera att pengar finns och att betalningen verkligen går igenom |
Vad tjänsten leverantörsbetalningar innebär
Vårt vanliga upplägg är att vi förbereder betalningen och att kunden godkänner och signerar den.
Om vi också ska skicka eller genomföra betalningar behövs ett särskilt skriftligt tillstånd. Det kallas mandat. Banken och systemet måste stödja det. Det ska också vara tydligt vem som gör och kontrollerar varje steg.
En bankkoppling eller en beställd tjänst ger inte i sig detta tillstånd.
Före godkännandet kontrollerar du mottagare, belopp, datum och OCR eller annan referens. OCR är numret som hjälper mottagaren att koppla betalningen till rätt faktura.
Kontrollera att pengar finns på kontot och följ bankens sista tider för betalning. Meddela oss om banken stoppar en betalning.
Första betalningen behöver följas tills den syns på kontot och har kopplats till rätt faktura. Ett godkännande eller en skickad betalningsfil räcker inte som bevis.
Lägg inte upp samma betalning igen medan den första fortfarande är på väg.
Bankens funktion styr stegen
Följ avsnittet för din bank i Spiris och bankkoppling. Bankavtalet avgör var betalningen godkänns. Vi behöver bekräfta vad som gäller innan du följer en sådan instruktion.
Skicka känsliga betalningsuppgifter i den säkra tjänst vi har bestämt.
Aktuell guide: https://clearcount.se/kundhjalp/leverantorsfakturor