Börja med varför du vill byta

Det är lättare att bedöma en ny byrå om du först sätter ord på vad som inte fungerar i dag. Är det svårt att få svar? Kommer information för sent? Är priset otydligt, eller vill du ha mer hjälp att förstå ekonomin?

Skriv gärna ned två eller tre saker som måste bli bättre. Då blir det första mötet konkret och du kan jämföra arbetssätt, inte bara pris.

Välj ett tydligt brytdatum

Bestäm vilken period den tidigare byrån ska slutföra och från vilken period den nya byrån tar över. Ett månadsskifte är ofta enklast, men tidpunkten behöver också anpassas till moms, löner och räkenskapsår.

Om bytet sker mitt i ett räkenskapsår ska det framgå vem som ansvarar för arbetet före och efter startdatumet. Det gäller även rättelser och ofärdiga avstämningar.

Samla det den nya byrån behöver

Exakt lista beror på företagets arbetssätt, men följande områden behöver normalt gås igenom:

  • bokföring och verifikationer fram till brytdatumet
  • bankkonton, skattekonto och aktuella avstämningar
  • kund- och leverantörsreskontra
  • löner och arbetsgivarrapportering
  • momsperioder och redan inlämnade deklarationer
  • senaste bokslut, årsredovisning och deklaration
  • system, integrationer och behörigheter

När den tidigare byrån arbetar i Fortnox

Om materialet finns i Fortnox kan bokföringsdata och underlag normalt föras vidare till Spiris genom integration. Den tekniska överföringen behöver ändå följas av en kontroll av perioder, saldon och materialets fullständighet.

ClearCount arbetar vidare i Spiris. Därför går vi igenom vad som kan överföras automatiskt och vad som behöver kompletteras innan den löpande leveransen startar.

Acceptera inte en oklar start

Innan bytet bör du veta vad som ingår, vad det kostar och vem som ansvarar för öppna frågor. Om historiska fel upptäcks ska de avgränsas och bedömas separat i stället för att försvinna in i den löpande månadsavgiften.

Ett bra första resultat är inte att allt blir lovat på en gång. Det är att ansvar, startpunkt och nästa steg blir tydliga.

Observera

Guiden är allmän information och ersätter inte en bedömning av ditt företags faktiska förutsättningar.